Vergaderen is iets wat binnen zo’n beetje elk bedrijf gebeurt. De kans is dan ook groot dat je er zelf ook regelmatig mee te maken krijgt. Organiseer je zelf vergaderingen? Dan moet je een plek kiezen. Je denkt waarschijnlijk al snel aan een aparte ruimte op kantoor, maar je kunt ook voor een externe locatie kiezen. Beide opties hebben zo hun voor- en nadelen. We zetten ze hier voor je op een rijtje, zodat je zelf kunt bepalen of intern of extern vergaderen voor jou beter werkt.
Voordelen van intern vergaderen
Wil je even snel wat overleggen met je team? Of schiet iemand onverwachts een vergadering of meeting in? Grote kans dat je voor een interne optie gaat. Veel bedrijven hebben speciale ruimtes die bedoeld zijn voor vergaderingen. Het is logisch dat je hier gebruik van maakt. Je vergadert dan in een vertrouwde omgeving en dat ervaren veel mensen als prettig. Een ander voordeel van intern vergaderen is dat het geen extra kosten met zich meebrengt. Bij extern vergaderen is dit wel het geval, want je moet vaak iets huren.
Nadelen van intern vergaderen
Intern vergaderen heeft een aantal voordelen, maar er zitten ook nadelen aan. Het grootste nadeel is wat ons betreft dat je snel afgeleid wordt. Er kan immers elk moment een collega binnenlopen om even iets te vragen. Daarbij komt dat sommige mensen tijdens een interne vergadering mails beantwoorden. Hierdoor zijn ze niet met hun volle aandacht bij de vergadering. Intern vergaderen kan bovendien de creativiteit beperken. Je vergadert immers op de plek waar je elke dat werkt.
Voordelen van extern vergaderen
Plan je een vergadering buiten kantoor? Dan kom je in een nieuwe omgeving terecht. Hierdoor krijgen deelnemers meer inspiratie en het zorgt voor frisse energie. Bij extern vergadering hoef je ook niet bang te zijn voor afleiding. Hierdoor is er vaak (veel) meer focus. Daarnaast kun je vaak voor catering kiezen, waardoor je zelf niets hoeft te regelen. Wil je de vergadering uitsmeren over meerdere dagen? Dan is vergaderen en overnachten ideaal. Je hoeft dan niet alles op één dag te behandelen, waardoor er meer tijd is om dieper op onderwerpen in te gaan.
Nadelen van extern vergaderen
Het grootste nadeel van extern vergaderen is de prijs die dit met zich meebrengt. Gelukkig heb je de kosten vaak zelf in de hand, want veel locaties bieden arrangementen aan. Kies je voor vergaderen en overnachten met teambuilding? Dan ben je meer kwijt dan wanneer je locatie huurt om een dag(deel) te vergaderen. Je bent bovendien meer tijd kwijt aan planning en organisatie dan bij intern vergaderen.
Wanneer intern en wanneer extern?
Hopelijk maken de voor- en nadelen van intern- en extern vergaderen het makkelijker om te bepalen wat voor jouw team de beste optie is. Twijfel je nog steeds? Laat je dan leiden door het soort vergadering. Als het om een korte, snelle vergadering gaat, is intern vergaderen vaak de beste optie. Wil je brainstormen of de vergadering combineren met teambuilding? Kies dan voor extern vergaderen.
Ontdek meer van Pink Press ♡
Abonneer je om de nieuwste berichten naar je e-mail te laten verzenden.