Hoe succesvoller de onderneming, hoe groter het volume aan transacties. Als accountant gebruik je grootboekrekeningen om uitgaven- en inkomstenposten die bij elkaar horen aan elkaar te koppelen. Dat is niet heel nieuw. De term zelf stamt nog uit de tijd dat we papieren boekhoudingen hadden. Maar ook in het digitale tijdperk zijn grootboekrekeningen relevant. Je vindt ze daarom altijd terug in accountancy software.
Wat is een grootboekrekening?
Iedere type grootboekrekening heeft een eigen unieke code. Voor die codes gelden geen dwingende regels. Daarom staat het ieder accountantskantoor helemaal vrij om zelf codes voor grootboekrekeningen te bedenken. Accountantskantoren houden alle codes in logische volgorde bij elkaar in een grootboekrekenschema. Met behulp van dit rekenschema is relatief eenvoudig een nieuwe administratie binnen de stijl van het kantoor op te zetten.
Grootboekrekenschema’s
De meeste grootboekrekenschema’s hebben wel wat van elkaar weg. Met de opkomst van digitale administraties zijn er ook rekenschema’s door verschillende aanbieders van accountancy software ontwikkeld. Daarnaast bieden organisaties hun eigen standaard rekenschema’s aan. Dat brengt gelijk ook een risico met zich mee. De codes van grootboekrekeningen kunnen op elkaar lijken, maar dat wil niet zeggen dat ze ook hetzelfde zijn. Bij vergelijking van twee verschillende administraties kan oplettendheid geen kwaad.
Wat doe je met een grootboekrekening?
Voor het snel overzien van de administratie is een grootboekrekening handig. De grootboekrekeningen die je opzet, zijn een soort labels waarmee je snel een bepaalde waarde kunt zien. Je kunt bijvoorbeeld een grootboekrekening ‘communicatie’ maken waarop alle telefoonrekeningen, internetkosten en andere uitgaven rondom communicatie samenkomen tot één getal. Een ander voorbeeld is een grootboekrekening debiteuren waarop je direct ziet hoeveel facturen nog open staan. Onder een grootboek kan ook weer een subgrootboek hangen. Bijvoorbeeld onder het debiteurengrootboek een subgrootboek dat facturen per klant samenbrengt.
Fusies en grootboeken
Als jouw kantoor een set labels heeft die werkt, dan wil je daar als het even kan niets meer aan veranderen. Helaas is dat niet altijd vol te houden. Er zijn steeds meer fusies van boekhouding- en accountskantoren. Daarbij is het de vraag of ze met twee grootboekschema’s blijven werken, wat onderlinge uitwisseling van klanten en administraties lastig maakt. Het ligt meer voor de hand om over te stappen op één systeem, maar dat vraagt veel werk.
Overstappen van accountancy software
Een vergelijkbare uitdaging doet zich voor als de accountancy software verandert. Je moet dan je eigen grootboekschema in de nieuwe software zetten, of gebruik gaan maken van de codes die de leverancier standaard biedt. Ook daar kan veel tijd in gaan zitten, tenzij je kiest voor een boekhoudpakket dat deze taak (deels) voor je uit handen neemt.
Referentie Grootboekschema (RGS)
Gelukkig is er een oplossing in de maak. Referentie Grootboekschema (RGS) is een samenwerking tussen accountants, softwareontwikkelaars en de overheid. RGS bevat referentiecodes die te koppelen zijn aan financiële administraties. Zodra een administratie met RGS is gekoppeld, wordt het eenvoudig om deze door te zetten naar een ander grootboekschema (mits dat ook met RGS werkt). De codes van RGS zijn ook op zichzelf te gebruiken als grootboekschema.
Andere diensten koppelen
RGS maakt het niet alleen makkelijker om boekhoudingen samen te brengen of over te stappen van software, het biedt ook aanknopingspunten met andere administratieve taken. Als een kantoor het grootboekschema gekoppeld heeft aan RGS, dan is het bijvoorbeeld eenvoudig om eigen rekeningcodes te laten aansluiten op de vereisten van SBR (Standard Business Reporting).
Voordelen RGS
Het kost wat moeite om RGS aan je eigen schema te koppelen, maar op termijn levert het wel wat op. Je kunt makkelijker gebruik maken van tooling om analyses uit te voeren en rapportages op te stellen. Daarnaast is het eenvoudiger om samen te werken of zelfs te fuseren met andere boekhoudkantoren die gebruik maken van RGS.
Innovatief grootboekbeheer is belangrijk
De papieren grootboekrekening is een echte klassieker. Maar de tijd dat een fusie niet meer vereiste dan een extra archiefkast voor de boeken van de ander is voorbij. Binnen het digitale tijdperk blijven grootboekrekeningen belangrijk, maar is extra aandacht voor het beheer ervan nodig. Om goed met grootboekrekeningen te blijven werken, is het belangrijk om open te staan voor innovatief grootboekbeheer. De overstap naar RGS lijkt groot, maar levert in praktijk voordeel op. Wie instapt op deze standaard is goed gepositioneerd om slimme gereedschappen als eerste te benutten.
